Проект обеспечил взаимодействие районных администраций через единую точку входа. Создано общее хранилище документов с внедренной системой отчетности, благодаря которой в разы сократилось время поиска нужного документа. С помощью программы уведомлений реализована возможность отслеживания документов, находящихся у разных должностных лиц.

О заказчике

Волгоград протянулся на 90 км вдоль берега Волги, заняв площадь 56,5 тыс. гектаров. Эта территория разделена на восемь административных районов; население города составляет 1012,8 тыс. человек.

Благодаря своему выгодному транспортно-географическому положению и высокому промышленному потенциалу Волгоград выполняет важные стратегические функции в социально-экономическом развитии юга России.

О зоне ответственности городской администрации

Волгоград протянулся на 90 км вдоль берега Волги, заняв площадь в 56,5 тыс. гектаров. Эта территория разделена на восемь административных районов – Тракторозаводский, Краснооктябрьский, Центральный, Дзержинский, Ворошиловский, Советский, Кировский, Красноармейский – и несколько рабочих поселков. Согласно Всероссийской переписи 2002 года, население города составляет 1012,8 тыс. человек.

Благодаря своему выгодному транспортно-географическому положению и высокому промышленному потенциалу Волгоград выполняет важные стратегические функции в социально-экономическом развитии юга России. В городе более 150 крупных и средних промышленных предприятий. На долю города приходится около 11% объема промышленного производства Южного федерального округа и 46% – объема Волгоградской области. В промышленном секторе экономики задействовано более трети трудоактивного населения города. Среднегодовая численность работающих составляет 100 тыс. человек.

Образовательную сферу Волгограда составляют 492 учебных заведения. В систему муниципального здравоохранения входит 102 медицинских учреждения. В городе 40 организаций культуры и искусства.

Ситуация

В администрации Волгограда довольно давно существовало несколько файловых хранилищ для различных подразделений, групп пользователей, с разными правами доступа к документам, а также несколько интранет-сайтов информационного характера для хранения документов по определенным группам пользователей.

При работе такой системы часто возникало дублирование информации, бывали случаи повторного создания документов, практически исключалась возможность быстрого нахождения кем-то подготовленных документов по нужной тематике.

Кроме того, существовало большое количество однотипных интранет-ресурсов для информирования работников.

Первостепенной задачей было предоставить сотрудникам администрации единую точку доступа к информационным ресурсам вне зависимости от их территориального расположения и организационного подчинения, в соответствии с общими установленными процедурами. Помимо этого требовалось создать условия для каталогизации и систематизации информации и исключить дублирование данных в различных подразделениях. Немаловажной задачей являлось и обеспечение возможности оповещения о создании, изменении и удалении бумаг из библиотек документов, а также интеграция предлагаемого решения с существующей почтовой системой на основе Microsoft Exchange Server 2000/2003.

Для четкой работы администрации требовалось обеспечить эффективный поиск документов, контактов и узлов по ключевым словам в полном тексте и свойствах документов, а также услугу оповещения по электронной почте заинтересованных сотрудников об изменении уже имеющихся документов, о предстоящих календарных событиях и мероприятиях, проходящих в администрации. Не меньшую значимость представляла интеграция нового портала с существующими интранет-ресурсами подразделений администрации Волгограда и его взаимодействие с другими информационными ресурсами и системами. Требовался также централизованный и удобный доступ к общедоступным данным о деятельности подразделений.

Для реализации всех перечисленных задач было принято решение о создании информационного портала, заложенное в программе «Развитие муниципальной информационной системы Волгограда на 2003 – 2006 годы», утвержденной постановлением Волгоградского городского совета народных депутатов от 10 июля 2003 г. № 60/1130.

Решение

Разработкой плана и реализацией проекта внедрения информационной системы занимался МУ «Городской информационный центр». В качестве субподрядчика и консультанта была привлечена Software Inc., Company, обладающая статусом Microsoft Gold Certified Partner и имеющая многолетний опыт в области внедрения портальных решений.

План (техническое задание) внедрения предусматривал несколько этапов. К первому было отнесено: обследование предприятия и определение функциональных требований, изучение имеющегося оборудования и программного обеспечения (ПО), документирование имеющейся компьютерной среды, проведение анкетирования сотрудников организации, разработка спецификации требований.

Второй этап включал в себя создание технического проекта в соответствии с утвержденной спецификацией требований, подготовку базовой среды для коллективной работы на основе узлов Microsoft SharePoint Portal Server 2003 (портального хранилища для персональных, групповых и корпоративных документов), создание и настройку системы хранения документов на базе библиотек документов Microsoft SharePoint Portal Server 2003, планирование системы авторизации и безопасности.

Следующим этапом стали внедрение портала и разработка документации. Было установлено и обновлено необходимое ПО, созданы структуры, профили документов, произведены настройка оповещений, а также настройка единой службы доступа, проведено тестирование портала, осуществлен перенос рабочих документов на портал, закончена подготовка документации (руководство пользователя и администратора, регламент работы с порталом).

В качестве компонентов портального решения выбрано следующее ПО компании Microsoft: SharePoint Portal Server 2003, Windows Server 2003 R2, Exchange 2003, Office 2003, Windows XP, Visual Studio 2005.

Как базовую технологию инфраструктура портала включает онлайновое рабочее место (ОРМ) пользователя, базовые возможности которого автоматически настраиваются на его административный статус (положение). ОРМ создает настраиваемый персональный интерфейс между пользователем и корпоративным порталом, а в общем случае – с корпоративной информационной системой администрации. ОРМ интегрировано с корпоративным информационным пространством (КИП), и, следовательно, создаваемые пользователем через этот интерфейс материалы подготовлены к включению в КИП, куда они попадают автоматически, если соответствуют служебным требованиям.

В корпоративном информационном пространстве данные материалы доступны для работы всем прикладным программам и сервисам корпоративного портала. Через набор возможностей, предоставляемых онлайновым рабочим местом, пользователь может совершать обмен данными с КИП и выполнять различные информационные взаимодействия с другими его участниками.

Система гарантированного информирования (СГИ) предназначена для мониторинга данных в корпоративном информационном пространстве (а также внешних информационных пространствах) на предмет наличия в них сведений, отвечающих служебному статусу и профилю профессиональных интересов пользователя. Главная функция СГИ состоит в замыкании информационного кругооборота применительно к внутрикорпоративному механизму распространения данных. Фактически СГИ отвечает за оперативное автоматическое информирование сотрудников о появлении сведений, которые имеют к ним служебное или профессиональное отношение. Доставка уведомлений может осуществляться по e-mail и/или в виде SMS на мобильный телефон пользователя. СГИ организована как сервис SharePoint.

Результат

Проект обеспечил взаимодействие районных администраций через единую точку входа. Создано общее хранилище документов с внедренной системой отчетности, благодаря которой в разы сократилось время поиска нужного документа (за счет метаданных). С помощью программы уведомлений реализована возможность отслеживания документов, находящихся у разных должностных лиц.

Кроме того, выбранный вариант построения портала, основанный на технологии Microsoft SharePoint, имеет самую низкую совокупную стоимость владения среди портальных решений.

"Можно было бы построить портал с нуля собственными средствами, но тогда стоимость его поддержки оказалась бы гораздо выше, а для достижения аналогичной функциональности пришлось бы покупать дополнительно 5–10 самостоятельных программных продуктов, собственная функциональность которых использовалась бы не более чем на 10%. Применяя SharePoint Portal Server 2003, удалось получить высокую функциональность системы прямо «из коробки»."

Павел Косовцев
начальник отдела ИТ-политики муниципального учреждения «Городской информационный центр г. Волгоград»

Перспективы

Данный проект является первым шагом по реализации программы «электронный город» и планов действующей администрации по обеспечению автоматизации внутренних процессов. Уже сегодня в администрации разработаны серьезные программы по развитию портала, активно идет его информационное заполнение, создаются новые схемы для сохранения документов. Пока структура подразделений охвачена порталом не полностью.

Основной целью соглашения между сторонами является реализация задач по повышению качества муниципальных услуг за счет использования современных информационных технологий.

Стороны намерены вести совместные проекты по следующим направлениям:

• стратегическое планирование развития информационных технологий для нужд органов местного самоуправления Волгограда;
• применение ИТ с целью совершенствования административно-управленческих процессов органов местного самоуправления и повышения их прозрачности для населения;
• стандартизация и повышение управляемости ИТ-структуры органов местного самоуправления;
• разработка методик в области инвентаризации используемого программного обеспечения и лицензий Microsoft, а также управление лицензиями на ПО Microsoft;
• подписание долгосрочного лицензионного соглашения по приобретению программных продуктов Microsoft, сертифицированных на соответствие требованиям по защите информации для органов государственной власти и местного самоуправления;
• внедрение и применение современных ИТ в системе образования;
• обучение специалистов органов исполнительной власти Волгограда управлению проектами в области ИТ.

"Для компании Microsoft данное сотрудничество является знаковым, поскольку открывает возможности для разработки новых подходов и решений не только для субъектов Российской Федерации, но и для муниципальных образований и органов местного самоуправления."

Биргер Стен
генеральный директор ООО «Майкрософт РУС»

Пресс-служба