В ООО «ЛУКОЙЛ-Нижневолжскнефть» создан корпоративный портал на основе Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003

На основе Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 в ООО «ЛУКОЙЛ-Нижневолжскнефть» создали корпоративный портал, обеспечивающий доступ к централизованному хранилищу документов, оперативной информации, а также дающий возможность совместной работы сотрудников и удаленного доступа к рабочим данным. Портал на основе технологий SharePoint удачно дополнил ИТ-инфраструктуру компании, основанную на Windows Server 2003.

О компании

С 1995 года ООО «ЛУКОЙЛ-Нижневолжскнефть» является представительством нефтяного концерна «ЛУКОЙЛ» в Южном федеральном округе. Под юрисдикцией ООО находятся территории Волгоградской, Астраханской, Саратовской областей, Краснодарского края и республики Калмыкия. Основная его задача – поиск, разведка и разработка нефтяных, газовых, газоконденсатных месторождений, а также добыча нефти. По данным статистики, на 01.01.2005 на балансе ООО было 43 нефтяных, 6 газовых, 6 газонефтяных и 10 нефтегазоконденсатных месторождений.

В ИТ-инфраструктуре ООО «ЛУКОЙЛ-Нижневолжскнефть» более 40 серверов и 1000 рабочих мест пользователей.

Ситуация

Руководству и сотрудникам компании «ЛУКОЙЛ-Нижневолжскнефть» ежедневно приходится иметь дело с огромным количеством документации. Поток документов постоянно нарастает. Существенным недостатком ИТ-инфраструктуры компании стала слабая структурированность, несовместимость и разрозненность информационных систем, обособленность подразделений и групп. В компании был накоплен значительный объем знаний и информации, которым, тем не менее, не могли эффективно пользоваться сотрудники.

Кроме того, регулярно возникали ситуации, когда тот или иной документ был необходим сотруднику в командировке в другой офис компании, однако получить к нему доступ не было возможности. Недостатки в системе документооборота снижали эффективность работы начальников отделов и региональных подразделений, а также многих сотрудников практически всех отделов ООО «ЛУКОЙЛ-Нижневолжскнефть».

Возможным решением проблемы было создание корпоративного портала, обеспечивающего совместную работу сотрудников компании и доступ к данным из других офисов, а также регулирующего процесс документооборота.

Выбор технологии

ИТ-инфраструктура компании создавалась и поддерживалась специалистами «Software Inc. Company». В 2003 году «Software Inc. Company» осуществила перевод существующей ИТ-инфраструктуры ООО «ЛУКОЙЛ-Нижневолжскнефть» на платформу Windows 2000 Server, а впоследствии провела миграцию ИТ-инфраструктуры на платформу Windows Server 2003 и Exchange Server 2003. К организации корпоративного портала также была привлечена эта компания. В качестве решения создавшейся проблемы руководством ООО «ЛУКОЙЛ-Нижневолжскнефть» совместно со специалистами «Software Inc. Company» рассматривались два конкурирующих программных продукта: Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 и Lotus Knowledge Discover Server.

"Решение на основе Lotus Knowledge Discover Server отличается от продуктов компании Microsoft чрезвычайно высокой ценой, при которой приобретение лицензии модели лицензирования «на процессор» обойдется заказчику от 50 тысяч долларов США и выше, а клиентской лицензии Client Access License – от 395 долларов США на одного пользователя. То есть на порядок дороже аналогичного решения на основе SharePoint Portal Server 2003."

Николай Бондаренко
директор «Software Inc. Company»

Немаловажным фактом также является то, что у ООО «ЛУКОЙЛ-Нижневолжскнефть» на момент внедрения решения уже был опыт работы с продуктами Microsoft.

"К моменту начала работ по внедрению портального решения ИТ-инфраструктура ООО «ЛУКОЙЛ-Нижневолжскнефть» была основана на Active Directory, на всех рабочих станциях были установлены копии операционной системы Microsoft Windows XP и офисный продукт Microsoft Office 2003. Таким образом, портал на основе SharePoint хорошо вписывался в общую структуру компании, а вот внедрение решения Lotus породило бы множество проблем, связанных с гетерогенной средой, совместимостью программного обеспечения, необходимостью подготовки специалистов и т.д."

Алексей Данилов
ведущий инженер «Software Inc. Company»

Таким образом, внедрение решения от Lotus было бы связано с гораздо большими финансовыми и трудовыми затратами, нежели дальнейшее развитие инфраструктуры с использованием продуктов корпорации Microsoft.

Решение

"При выборе решения для покрытия всех задач, предъявленных в техническом задании от ООО «ЛУКОЙЛ-Нижневолжснефть» наша компания руководствовалась тем, что портальное решение, построенное на основе Microsoft SharePoint Portal Server 2003, позволит повысить эффективность документооборота и делопроизводства. Оно сократит время на подготовку отчетов и принятие решений, позволит создать единое хранилище документации, а также реализует возможность работы с корпоративными документами, используя удаленный доступ. То есть внедряемое решение обеспечит весь необходимый заданный функционал на основе прозрачной интеграции и бесшовных технологий."

Алексей Данилов
ведущий инженер «Software Inc. Company»

Использование всех возможностей технологии SharePoint потребовало некоторых изменений в ИТ-инфраструктуре компании. На рабочих местах сотрудников было произведено обновление офисных приложений до Microsoft Office 2003, везде был установлен Microsoft Internet Explorer 6.0. Приложения, входящие в Microsoft Office 2003, наиболее полно поддерживают возможности технологий SharePoint, совместную работу с документами на портале, управление правами доступа, рабочие группы и т.д. При работе в офисных приложениях с документами, находящимися на портале, пользователям доступна отдельная панель, показывающая как других сотрудников рабочей группы, подключенных к сети, так и доступные инструменты совместной работы и возможность обсуждения.

В процессе реализации решения специалисты «Software Inc. Company» в первую очередь учитывали специфику организации, а также особенности рабочих процессов и документооборота в ООО «ЛУКОЙЛ-Нижневолжскнефть». Внедрение решения по созданию корпоративного портала на основе Microsoft SharePoint Portal Server 2003 было разбито на следующие этапы:

- передача программного обеспечения

- подготовка и согласование подробного технического задания на систему

- установка и настройка портала

- разработка портального хранилища документов с учетом организации хранения и представления информации по персональным, групповым и корпоративным документам

- планирование системы авторизации и безопасности на основе службы каталогов Active Directory сервера Windows Server 2003

- разработка портального решения по представлению информации о сотрудниках и интеграция его с Active Derectory сервера Windows Server 2003 и корпоративной  почтой на сервере Exchage Server 2003

Разработанное при подготовке решения техническое задание допускало использование стандартных настроек Microsoft SharePoint Portal Server 2003, что и было использовано специалистами «Software Inc. Company» в процессе внедрения продукта. Технический персонал компании отмечает удобство управления сервером для конечного пользователя: «Сервер Microsoft SharePoint Portal Server 2003 основан на системе веб-хранилищ Microsoft Web Storage System; доступ к нему может осуществляться из проводника Microsoft Windows через его систему безопасности, из приложений Microsoft Office, через диалоговые окна открытия и сохранения файлов и, конечно, из веб-обозревателя».

При процессе развертывания решения была проведена его адаптация на уровне кастомизации портала Microsoft SharePoint, и был разработан дизайн портала, отвечающий фирменному стилю НК «ЛУКОЙЛ». Были разработаны шаблоны узлов подразделений и отделов ООО «ЛУКОЙЛ-Нижневолжскнефть». Одним из наиболее сложных элементов работы стало создание веб-части «Телефонный справочник», предоставляющей пользователям портала информацию из используемой в компании кадровой системы Нордис/2.

"В ходе внедрения были настроены штатные механизмы поиска и индексирования по областям и узлам портала, также была настроена индексация некоторых сетевых ресурсов внутри интрасети. В портал были интегрированы формы InfoPath 2003. Применение этого специального приложения для создания стандартных форм, используемых в «ЛУКОЙЛ-Нижневолжскнефть», значительно облегчило их заполнение и генерацию на их основе ряда документов, используемых в компании. К тому же интеграция InfoPath и портала позволила избавить сотрудников от заполнения запросов, связанных с персонализацией и авторизацией сотрудников."

Алексей Данилов
ведущий инженер «Software Inc. Company»

Специалистами из «Software Inc. Company» были отработаны не только внутренние связи портала, но и его внешние коммуникации. С одной стороны, портал предоставляет сотрудникам ООО «ЛУКОЙЛ-Нижневолжскнефть» различную справочную информацию из Интернета, в частности, текущие курсы валют и котировки нефти на мировом рынке. С другой, по словам Алексея Данилова, «исходя из корпоративной политики безопасности, удаленный доступ к порталу осуществляется посредством глобальной интрасети «LUKNET».

Решение включает в себя 3 сервера, которые обеспечивают работу с порталом более чем 300 пользователям.

В будущем планируется дальнейшая работа над системой и, в первую очередь, установка антивирусного программного обеспечения. Процесс создания решения занял около года.

Преимущества

Разработанное и внедренное решение на базе продукта Microsoft SharePoint Portal Server 2003 обеспечило сотрудникам ООО «ЛУКОЙЛ-Нижневолжскнефть» ряд необходимых в работе возможностей, самая главная из которых – использование портала в качестве единого хранилища документов с ограниченным доступом. Управление хранилищем проводится централизованно в зависимости от должностных обязанностей персонала, т.е. в соответствии с корпоративной политикой безопасности.

"Портал на основе Microsoft SharePoint Portal Server 2003 обеспечивает полную интеграцию с продуктами Microsoft Office, что значительно упрощает документооборот в организации. Его создание и использование позволило упорядочить информационные потоки в делопроизводстве, сократить объем информации на бумажных носителях, сколь угодно долго сохранять информацию в полном объеме и без искажений, повысить эффективность и качество ведения делопроизводства и значительно ускорить документооборот."

Алексей Данилов

ведущий инженер "Software Inc. Company"

Развернутая ИТ-инфраструктура позволила обеспечить эффективные инструменты совместной работы пользователей с документами внутри рабочих групп. На портале для каждого документа организовано хранение промежуточных версий, что позволяет отследить процесс изменения документа или быстро вернуться к одному из его ранних вариантов. Поддерживается возможность обсуждений текущих задач в процессе работы, а также создания рабочих областей и узлов для совместной работы над какими-либо проектами. Каждый работник получил пространство под персональную страницу. Интеллектуальная система хранения информации позволила организовать поиск нужных документов по названию или содержанию. Кроме того, была настроено автоматическое резервное копирование важной документации на портале.

"Быстрая в развертывании платформа обеспечивает базовые функции коллективной работы пользователей, хранения и работы с документами и другой информацией. Это хорошая база для интеграции информационных систем предприятия и создания единой точки входа в его информационное пространство."

Дамир Абдуллин
инженер-программист I категории отдела разработки и внедрения программных средств нефтегазодобывающей отрасти УИТиА ВТУ ИТО филиала ООО «ЛУКОЙЛ-Информ» в г. Волгограде

Наличие корпоративного портала обеспечило возможность своевременного и удобного предоставления сотрудникам различной корпоративной информации: функция настройки содержания портала в зависимости от принадлежности пользователя к той или иной рабочей группе позволяет размещать новости и объявления, контактную информацию по сотрудникам ООО «ЛУКОЙЛ-Нижневолжскнефть».

"После внедрения портального решения мы получили следующие выгоды: документы хранятся в структурированном виде, автоматически происходит оповещение заинтересованных лиц, осуществляется быстрый поиск необходимой информации, есть единая точка входа для работы с документами, подготовленными в различных ИС."

Александр Ткаченко

начальник Волгоградского УИТиА ВТУ ИТО филиала ООО "ЛУКОЙЛ-Информ" в г. Волгограде

Опрос, проведенный среди сотрудников ООО «ЛУКОЙЛ-Нижневолжскнефть», показал, что они активно используют новые инструменты: возможности совместной работы, веб-обсуждения, общие рабочие области и т.д.

"Решение по внедрению портальных технологий было достаточно очевидным продолжением развития ИТ-инфраструктуры компании ООО «ЛУКОЙЛ-Нижневолжскнефть», учитывая выбранную платформу на базе продуктов корпорации Microsoft. Данный комплекс решений дает синергетический эффект, направленный на повышение эффективности работы сотрудников, что особенно важно в такой отрасли, как разработка нефтяных месторождений."

Николай Бондаренко
директор «Software Inc. Company»

"Достигнуты следующие эффекты от внедрения: снижение трудозатрат на повторяющиеся операции с документами, обеспечение необходимого уровня безопасности информации, поддержку единого структурированного хранилища всех документов организации, и появилась возможность оптимально представить необходимую информацию из систем, разработанных сторонними фирмами."

Александр Ткаченко

начальник Волгоградского УИТиА ВТУ ИТО филиала ООО "Лукойл-Информ" в г. Волгограде

В ближайшем будущем планируется создание порталов в обособленных структурных подразделениях, что позволит расширить преимущества портала на структурные подразделения ООО «ЛУКОЙЛ-Нижневолжскнефть». Это использование отчетов, интеграция портала с корпоративной системой электронного документооборота, добавление на портал элемента «Корзина» для восстановления удаленных файлов, установка средства обмена мгновенными сообщениями Windows Messenger, создание библиотек стандартных шаблонов документов ООО «ЛУКОЙЛ-Нижневолжскнефть» (в том числе с применением InfoPath), организация морфологического и многокритериального поиска, доступ к порталу из-за пределов интрасети (организация для этого специального VPN-соединения), интеграция портала с антивирусным программным обеспечением и Microsoft Project. Настройка репликации документов между структурными подразделениями позволит увеличить скорость доступа к документам на портале и устранить проблемы, вызванные увеличением трафика.

Пресс-служба