Программа Office OneNote 2007 предоставляет пользователям единое место для сбора информации практически любого рода, мощные средства быстрого поиска и удобные средства коллективной работы, позволяя справиться с перегруженностью информацией и повысить эффективность совместной работы.
В отличие от систем для работы с печатными документами, текстовых редакторов, систем электронной почты и других рабочих программ Office OneNote 2007 обеспечивает гибкие возможности сбора и организации текстовой информации, рисунков, рукописных текстов, аудио- и видеозаписей – и все это в одном электронном блокноте на вашем компьютере. Office OneNote 2007 помогает повысить производительность труда за счет хранения нужной информации под рукой и снижения времени, затрачиваемого на поиск информации в сообщениях электронной почты, бумажных записных книжках, папках с документами и распечатках.
Программа Office OneNote 2007 входит в состав системы Microsoft Office 2007 и интегрирована с ней, что позволяет повысить эффективность сбора, организации, поиска и совместного использования информации. Мощные средства поиска обеспечивают поиск текстовой информации на рисунках, а также поиск произнесенных слов в аудио- и видеозаписях. Удобные средства коллективной работы помогают группам совместно работать со всей этой информацией в общих записных книжках как в интерактивном, так и в автономном режимах.
Office OneNote 2007 обеспечивает наличие такой информации под рукой и помогает справиться с перегруженностью информацией, повысить эффективность совместной работы и следить за задачами, расписаниями и другой информацией группы. Привычный внешний вид системы Microsoft Office помогает сразу же приступить к работе с программой и не тратить время и средства на обучение.
Сбор всей информации в одном месте
При таком потоке данных, поступающих в различной форме, нужно единое место для их хранения и гибкий инструмент для их сбора. В противном случае информация, которая могла бы быть использована для принятия более обоснованных решений или повышения эффективности, будет потеряна или ее трудно будет найти.
Запись заметок на бумагу и последующий ввод могут отнять много времени. Бумажные блокноты теряются, с ними неудобно работать сообща, и они хороши для сбора только одного типа информации – рукописных заметок. Поскольку у большинства людей нет возможностей сбора неструктурированной информации в электронном виде, они часто распечатывают результаты поиска в Интернете на бумаге и хранят эти сведения на рабочих столах или в папках. Такую информацию потом трудно найти и невозможно использовать, находясь вне офиса. А обмен информацией с другими сотрудниками может оказаться еще более трудной задачей: люди привыкли пользоваться электронной почтой для обмена файлами и информацией, и чтобы понять план, приходится читать длинные цепочки сообщений электронной почты.
- Гибкое программное решение Office OneNote 2007 позволяет собирать в одном месте информацию практически любого типа. Имея нужную информацию под рукой, вы будете лучше подготовлены к принятию решений.
- Храните в одном месте всю нужную информацию, в том числе заметки в свободной форме, изображения, документы, файлы других программ системы Microsoft Office и данные мультимедиа, и организуйте ее в соответствии со своими потребностями.
- Защищайте интеллектуальную собственность и не беспокойтесь о сохранении предыдущих версий или создании резервных копий данных – программа Office OneNote 2007 сделает это за вас.
- Ведите протоколы собраний в программе Office OneNote 2007, чтобы создать архив решений группы и идей, возникающих во время обсуждения проблемы. Это поможет обеспечить преемственность и наличие контекстной информации на последующих собраниях.
- Собирайте все сведения о посещениях клиентов и собраниях и синхронизируйте текстовые или рукописные заметки с аудио- или видеозаписями Office OneNote 2007.
- Вводите информацию (включая заметки, записи и изображения) на смарт-телефоны, работающие под управлением Microsoft Windows Mobile, или устройства Pocket PC, работающие под управлением Windows Mobile, и переносите эту информацию в программу Office OneNote 2007.
- Воспользуйтесь преимуществами прикладного интерфейса экспорта Office OneNote 2007 для упрощения переноса данных, собранных в программе OneNote 2007, в бизнес-приложения организации, уменьшив количество ошибок и время, необходимое для повторного ввода информации в различные системы.
- Копируйте, вставляйте и печатайте информацию из других программ системы Microsoft Office 2007, в том числе Word, Excel, Outlook и PowerPoint.
- Используйте инструменты рисования и таблицы Office OneNote 2007 для добавления комментариев и упрощения организации и управления информацией.
Быстрый поиск нужной информации
Для поиска информации, нужной для выполнения работы, может потребоваться много времени. Поиск информации в блокнотах, папках, компьютерных файлах или общих сетевых папках может отнимать много ценного времени и уменьшать ваш вклад в работу организации. Тратя время на поиск, вы отнимаете его от работы.
С помощью Office OneNote 2007 искать информацию стало удобнее и быстрее. Теперь вам не придется гадать, где находится важная информация, поскольку все хранится в одной программе. Больше не надо просматривать папки с файлами и перелистывать страницы бумажных блокнотов, чтобы найти нужную информацию. Мощные средства поиска дают возможность быстро находить информацию.
Office OneNote 2007 также позволяет выполнять поиск в новых типах файлов, например, искать текстовую информацию в сканированных документах и на изображениях и произнесенные слова в аудио- и видеозаписях. Имея удобный доступ к информации, вы и ваши коллеги сможете принимать более обоснованные решения.
- Быстрый поиск ключевых слов в тексте, изображениях и аудиозаписях, сделанных в Office OneNote 2007.
- Просмотр результатов поиска с гиперссылками в сводной области задач – чтобы открыть нужные результаты, достаточно одного щелчка мыши.
- Просмотр всех открытых записных книжек в одном представлении; возможность перетаскивания заметок с целью их упорядочивания; добавление гиперссылок на другие страницы записной книжки для ускорения поиска нужной информации.
- Удобное управление задачами с возможностью двусторонней синхронизации Office OneNote 2007 и Microsoft Office Outlook версий 2003 и 2007.
- Связывание заметок и других сведений с определенными контактами Office Outlook 2007 или Outlook 2003 позволяет лучше подготовиться к собраниям и быстро вспомнить информацию.
- Пометка заметок: выразительные значки упрощают возврат к оповещениям, задачам и другим действиям.
Эффективная совместная работа
Проблемы коммуникации, координирования и обмена информацией могут негативно сказаться на эффективности и производительности труда членов группы, работающих в различных местах над несколькими проектами. Обмен файлами и информацией между членами группы часто осуществляется по электронной почте, что приводит к проблемам с версиями файлов и разрастанию почтовых ящиков. Задачи, действия, планы и вопросы, сохраненные в статических документах или системах управления документооборотом, трудно обновлять, отслеживать и оценивать, с ними невозможно одновременно работать нескольким пользователям. Поскольку каждый пользователь сохраняет информацию и работает с ней индивидуально, бывает трудно добиться единого понимания всеми сотрудниками.
Программа Office OneNote 2007 помогает повысить эффективность совместной работы за счет устранения препятствий, возникающих при хранении информации в виде бумажных заметок, в папках с документами или на одном персональном компьютере. Группы могут легко обмениваться информацией, повышать производительность труда и более эффективно следить за проектами, вопросами и целями.
- Совместная работа с одной общей записной книжкой в интерактивном и автономном режимах. Программа Office OneNote 2007 обеспечивает управление изменениями, вносимыми в записную книжку, устраняя необходимость отслеживания версий или загрузки изменений.
- Создайте базу знаний группы, чтобы все сотрудники получали доступ к одной версии данных. Это поможет новым членам группы быстрее включиться в работу и сведет до минимума дублирование работы.
- Можно поделиться заметками даже с пользователями, не имеющими программы Office OneNote 2007, отправив сообщения электронной почты с файлами в формате HTML или разместив документы OneNote 2007 на веб-узлах или узлах интрасети.
- Управлять личной информацией и информацией группы стало еще проще. Записные книжки можно сделать общими или личными, а защита с помощью пароля обеспечивает конфиденциальность данных.
- Программу Office OneNote 2007 можно использовать в качестве общей электронной «доски», давая возможность виртуальным группам совместно работать в режиме реального времени, просматривать и редактировать один набор заметок.
Дополнительная информация:
