Приложение «Управление процессами» является частью системы DocsVision — программного продукта, предназначенного для создания автоматизированных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Эти функции системы DocsVision обеспечиваются совместной работой трех ее основных частей: платформы DocsVision и приложений «Делопроизводство» и «Управление процессами». Приложение "Управление процессами" представляет собой систему управления бизнес-процессами (СУБП).

Бизнес-процесс в организации — это упорядоченная в соответствии с целями и правилами деятельности организации совокупность работ и заданий с указанием их начала и конца и точным определением входов и выходов. Поэтому прежде чем автоматизировать бизнес-процесс необходимо его формализовать. Для этого следует определить событие, которое будет служить сигналом к активизации бизнес-процесса, основные этапы процесса и их продолжительность, а также перечень работ, выполняемых на каждом этапе, исполнителей, осуществляющих эти работы, контролеров, отвечающих за качество выполнения работ, и точку, по достижении которой бизнес-процесс будет считаться завершенным.

После того как собрана вся необходимая информация, производится поэтапное описание бизнес-процесса при помощи инструментария приложения «Управление процессами». Такое формализованное описание включает в себя обнаружение событий, происходящих во внешних (по отношению к приложению «Управление процессами») системах и являющихся сигналами к запуску определенного бизнес-процесса для его обработки при помощи создания заданий для определенных исполнителей и контроля за выполнением этих заданий со стороны ответственных лиц. Реализация описанных действий производится при помощи мощных встроенных средств, обеспечивающих взаимодействие с внешними системами и позволяющих обрабатывать объекты этих систем для организации непрерывных и последовательных логических процессуальных цепочек.

Инструментарий приложения позволяет оптимизировать автоматическое управление бизнес-процессами при помощи следующих механизмов:

• создание библиотеки шаблонов бизнес-процессов обработки и движения информации в организации;

• исполнение и мониторинг процессов, а также внесение изменений в реальном времени;

• комбинация элементов жесткой и свободной маршрутизации документов;

• программное расширение процессов обработки;

• включение в процессы обработки объектов внешних систем и системы DocsVision; обмен информацией и документами с прикладными системами;

• синхронизация нескольких процессов обработки документов по времени и по событиям;

• динамическое изменение процесса обработки в зависимости от событий, возникающих в процессе обработки.